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2009年6月

作業と仕事の違い

ある会計事務所の話です。大きな事務所なので、大変忙しい先生でした。そのため先生には先生専属の連絡係の職員の方が、いらっしゃいました。

「先生に、これこれの件についてお返事いただけますか」と言ったところ、「わかりました。先生に伝えます」と職員の方は言いました。しかし連絡が来ません。私は、また同じ職員に「お返事はまだでしょうか」。職員は「先生に伝えました」この職員の方は、伝えるという作業をしただけなんです。仕事はしていないのです。この職員の本来の仕事は、「先生が私に連絡する」という所までやらなければならないのです。これでは留守番電話と同じです。

職員はこうすれば、よかったんです。

当日:職員「井上さんから、お返事欲しいと電話がありました。」

翌日:職員「先生、井上さんへお電話されましたか。」

2日後:職員「忙しいのであれば、私の方で井上さんに連絡しますけど」

こうするのが仕事なんです。

仕事をやっているつもりで作業をやっている場合があります。

作業と仕事の違いは

作業・・・言われた作業をやる
仕事・・・意味がわかって作業をやる

ということです。たとえば...

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「お客さんにカタログ送るからチラシをコピーして」と言われたとします。

作業の人
チラシをコピーし、頼んだ人の机の上に置いておきます。

仕事の人
チラシをコピーし、頼んだ人に「コピーしました。カタログと一緒に机の上に置いておきます」と伝えます。

もっと仕事の人
チラシをコピーし、頼んだ人に「コピーしました。封筒にカタログとコピーを入れて、机の上に置いておきました」
と伝えます。
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つまり目的を達成するために、行うことが「仕事」。言われたことを行うことが「作業」です。

みなさんの職場にも作業員としての感覚しか持っていない職員「作業職員」が、いることと思います。
そういう職員の方がいると皆さんも大変です。

普通職員「顧問先の**工業さんへ、契約書を送っておいて」
作業職員「はい。わかりました。」

数日後
普通職員「顧問先の**工業さんに、契約書を送ってくれた」
作業職員「はい。送りました。」
普通職員「契約書は戻ってきた?」
作業職員「いいえ、まだです。」
普通職員「いつ戻ってくるの?」
作業職員「わかりません。」
普通職員「連絡してみて。」
作業職員「わかりました。」

数日後
普通職員「顧問先の**工業さんから、契約書戻ってきた」
作業職員「いいえ、まだです。」
普通職員「いつ送ってくるか聞いた?」
作業職員「いいえ、聞きますか。」
普通職員「聞いてみて」

数日後
普通職員「顧問先の**工業さんから、契約書戻ってきた」
作業職員「いいえ、まだです。」
普通職員「いつ送ってくるか聞いた?」
作業職員「はい。すぐ送ると言ってました。」
普通職員「でも、まだ届いていないんだよね」
作業職員「はい」
普通職員「じゃ僕が電話するよ」
作業職員「お願いします。」


これが理想です。

職員A「顧問先の**工業さんへ、契約書を送っておいて」
職員B「はい。わかりました。」

1時間後
職員B「顧問先の**工業さんへ、契約書を送りました」

数日後
職員B「顧問先の**工業さんから、契約書が戻ってこないので催促の電話をしました」
職員A「で、いつ送られて来るの」
職員B「すぐ送るといっていたので、明日にはこちらにつくようにしていただけますか。といいました。」

翌日
職員B「はい、契約書が届きました。」

この理想型をよく見てみると、先ほどの例の逆、つまり頼まれた方が先に報告をしています。作業員かどうかは、報告の順序で判断が出来るのではないでしょうか。一回で済むことを何回も繰り返す作業職員が所内にいる場合には、職員同士でよく話し合うことが重要です。言ってもわからない人には、マニュアル化するという事も必要かもしれません。作業職員が減れば皆さんの仕事も大変スムーズになり、ミスも減るのではないでしょうか。

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